İŞ SAHİPLERİ İLE DÜZENLENECEK MUHASEBECİLİK VE MÜŞAVİRLİK HİZMETİ ÜCRET SÖZLEŞMESİ KAPSAMINDA KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ
1. AYDINLATMA METNİNİN AMACI VE KAPSAMI NEDİR?
SMMM BÜROSU (Müşavirlik yada Şirket) olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVK" ya da "Kanun") 10. maddesinde belirtilen kapsam dahilinde, iş sahiplerine sunulan muhasebecilik ve müşavirlik hizmeti nedeniyle kişisel verileri nasıl işlediğimize ilişkin sizi bilgilendirmeyi amaçlıyoruz. Bizimle paylaştığınız kişisel verilerin güvenliği ve korunması konusuna önem veriyoruz.(Müşavirlik ya da Şirket), Kanun'da tanımlandığı şekliyle bir "Veri Sorumlusudur". Bu bağlamda kişisel verilerinizi Kanuna uygun olarak işliyor, kişisel verilerinizin korunması için uygun, ölçülü ve yeterli idari ve teknik tedbirler alıyoruz. Ayrı bir "veri sorumlusu" olan iş sahibi olarak tarafınızca verileri işlenen Çalışanlarınız, Tedarikçileriniz, Müşterileriniz gibi diğer kişisel veri sahiplerinin verilerinin tarafımızca da işlendiği konusunda kendilerine aydınlatma yapma yükümlülüğü sizin sorumluluğunuzda bulunmaktadır. Bu aydınlatma metni bu kişilerin verilerinin işlenmesi ile ilgili değildir.
1. VERİ SORUMLUSU OLARAK BİZ KİMİZ?
Veri sorumlusu olarak yasa ve Kurul kararlarından kaynaklanan yükümlülüklerimizi idari tedbirler ile uygun ve ölçülü seviyedeki teknik tedbirler alarak yerine getiriyoruz. Künyemiz ve kişisel verilerle ilgili bize ulaşabileceğiniz iletişim bilgilerimiz şu şekildedir:
Unvan : SMMM BÜROSU
Adres :
Telefon :
E-Posta :
3. HANGİ KİŞİSEL VERİLERİNİZİ İŞLİYORUZ?
3.1. Kişisel Veri Kategorileri
Kimlik, İletişim, Özlük, Mesleki Deneyim, Müşteri İşlem, İşlem Güvenliği, Finans, Hukuki İşlem, Diğer Bilgiler
3.2. Özel Nitelikli Kişisel Veri Kategorileri
Sağlık Bilgiler
4.KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMACI
Toplanan kişisel verileriniz, aşağıda belirtilen genel ve özel amaçlar çerçevesinde Kanun'un 4, 5. ve 6. maddelerinde belirtilen ilke, esas ve usuller dikkate alınmak sureti ile 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu ile sair yasal mevzuatlar kapsamında ve doğrultusunda; Şirketimizce/Müşavirliğimizce verilmekte olan her türlü hizmetin gerçekleştirilmesi ve bunlardan faydalanılabilmesi için;
a. Genel Amaçlar
Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi, Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Talep / Şikayetlerin Takibi
b. Özel Amaçlar
Raporlama, mali veri, sigorta, vergi hesaplamaları yapılabilmesi; Gelir İdaresi Başkanlığına bağlı E-Beyanname hesaplamalarının yapılabilmesi; SGK Başkanlığı’na bağlı E-Bildirge hesaplamaları ve tespiti gibi amaçlarla kullanılması; Şirketimizce/Müşavirliğimizce 3568 sayılı Kanun kapsamındaki faaliyetlerin yerine getirilebilmesi; Elektronik veya basılı ortamda işleme dayanak olacak tüm kayıt ve belgelerin düzenlenmesi; Yasal mevzuat kapsamında sair kamu otoritelerince öngörülen veya talep olunan bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması; tarafınızca talep edilen ürün ve hizmetlerin sunulabilmesi ve verilen talimatlarınızın/görüş ve önerilerinizin yerine getirilebilmesi/değerlendirilebilmesi; tarafınıza ait mali verilerin finans kurum ve kuruluşları ile paylaşılması; kullanılan muhasebe programları aracılığıyla kişisel verilerin internet ortamına yüklenmesi; Tarafınızla akdetmiş olduğumuz sözleşmelerin gereğinin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenmektedir.
5. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARILDIĞI TARAFLAR VE AKTARIM AMAÇLARI
SMMM BÜROSU (Müşavirlik yada Şirket) olarak hukuka uygun olarak işlenen kişisel verileriniz Kanun'un 4. maddesinde belirtilen temel ilkeler ve 8 ve 9. maddelerine uygun olarak, idari, hukuki ve teknik hizmetlerinden yararlanmak amacıyla; iş ilişkisi içinde bulunduğumuz kuruluşlara, hizmet sağlayıcısı ve çözüm ortağı niteliğindeki yurt içinde ve yurt dışında bulunan özel/resmi kurum/kuruluşlarla paylaşmaktayız.
5.1 Yurt içi Paylaşımın/Erişimin Nitelik ve Kapsamı Nedir?
· İdari, hukuki ve teknik hizmetlerinden yararlanmak amacıyla; iş ilişkisi içinde bulunduğumuz kişi ve kuruluşlara, hizmet sağlayıcısı ve çözüm ortağı niteliğindeki yurt içinde bulunan özel kurum/kuruluşlara;
· Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, başta mali mevzuat olmak üzere diğer yasal ve sözleşme kaynaklı yükümlülükleri yerine getirmek amaçlarıyla; Maliye Bakanlığı, TÜRMOB, kayıtlı olunan SMMM Odası, Sosyal Güvenlik Kurumu, Türkiye Sınırları içerisinde kurulu olan Belediyeler, Çevre Şehircilik Bakanlığı, Türkiye İstatistik Kurumu, İş-Kur, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu, Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası, Sermaye Piyasası Kurumu, Finansal Kurumlar Birliği, Kredi Kayıt Bürosu, Türkiye Bankalar Birliği Risk Merkezi, Bankalar Arası Kart Merkezi ve diğer Adli ve İdari Resmi Makamlar, Bağımsız Denetim Şirketleri, Yeminli Mali Müşavirler, Gümrük Müşavirleri, Ticaret Odaları, Sanayi Odaları ve bu Odalara bağlı Ticaret Sicil Müdürlükleri gibi resmi ve özel nitelikli tüzel ve gerçek kişilere
5.2 Yurt Dışı Paylaşımın/Erişimin Nitelik ve Kapsamı Nedir?
Ofis iş ve işlemlerinin yürütülmesi ve denetimi, iş sahiplerine hizmet verilmesi ve memnuniyetlerinin temini, hızlı ve etkin biçimde iletişim ve bilgi belge paylaşımı sağlayan anlık haberleşme ve iletişim kanalları ile aktarılabilecektir.
Buna göre;
1) İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Bilgi İşlemek, Elektronik Kanallar Üzerinden İletişim Kurmak, Online Dosya Saklamak ve Paylaşmak amaçlarıyla elektronik posta hizmeti sunan ABD menşeli Google ile / ABD menşeli Hotmail (Microsoft)/ ABD menşeli Yahoo ile/ Rusya menşeli Yandex ile / İsviçre menşeli Protonmail
2) İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Anlık Haberleşme Sağlamak amaçlarıyla, ABD menşeli Whatsapp (Meta) / ABD menşeli Tawk.to
3) Dosya paylaşımı yapmak amacıyla ABD menşeli Google Drive (Google)/ ABD menşeli OneDrive (Microsoft) / ABD menşeli Dropbox
4) Toplantıların yürütülmesi ve iş sahipleri ile iletişim amacıyla ABD menşeli Teams (Microsoft) / ABD menşeli Zoom / ABD menşeli Skype
(Microsoft)
5) Verilerin ve bilgilerin yedeklenmesi amacıyla ABD menşeli Apple / Güney Kore menşeli Samsung / ABD menşeli Android (Google)
6. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ
Kişisel verileriniz, Şirketimiz/Müşavirliğimiz tarafından; Şirketimizin/Müşavirliğimizin bulunduğu adrese tarafınızca kargo/posta ile gönderilen veya meslek mensubu tarafından bizzat tarafınızdan teslim alınan dokümanlar, e-posta, telefon, faks kanallarıyla/yönetmeleriyle ve/veya diğer elektronik ve/veya fiziki ortamlar/yöntemler vasıtasıyla, ya da ihtiyaç halinde (varsa) hizmet alınan önceki meslek mensuplarından elde edilmekte olup, Kanunun 5 ve 6. maddelerinde öngörülen durumların haricinde açık rızanıza istinaden işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.
7. KİŞİSEL VERİLERİ HANGİ HUKUKİ SEBEPLERLE İŞLİYORUZ?
Kişisel verileriniz Kanun'un 5. maddesinde de belirtildiği şekliye öncelikle "açık rıza" şartına dayalı olarak işlenebilmektedir. Ayrıca aynı maddede geçen,
1. "Kanunlarda açıkça öngörülme"
2. "Sözleşmenin kurulması ya da ifası" hukuki sebebine dayalı olarak; tarafı olduğunuz sözleşme gereklerinin yerine getirilmesi,
3. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi" hukuki sebebine dayalı olarak, mahkemeler ve bilgi-belge talep eden kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerine cevap verilmesi gibi ilgili mevzuatta öngörülen yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
4. "İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması",
5. "Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması" hukuki sebebine dayalı olarak, olası uyuşmazlıklarda ispat vesilesi olması, hukuki danışmanlık ve teknik destek alınabilmesi
6. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun "meşru menfaatleri için" veri işlenmesinin zorunlu olması
Hukuki sebeplerine istinaden "açık rıza aranmaksızın" işlenebilmektedir.
Bu doğrultuda kişisel verilerinizi aşağıdaki mevzuat çerçevesinde işliyoruz:
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/a (Kanunlarda açıkça öngörülmesi)
2- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Bir sözleşmenin kurulması ve ifasıyla doğrudan ilgili olması)
3- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/ç (Hukuki Yükümlülük)
4- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/e (Bir Hakkın Tesisi, Kurulması ve Korunması)
5- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
6- 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu
7- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
8- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
9- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
10- 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu
11- 5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu
12- 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu
13- 488 sayılı Damga Vergisi Kanunu
14- 9783 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
15- 5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun
16- Serbest Muhasebeci, Serbest Muhasebeci Mali Müşavir ve Yeminli Mali Müşavir Ücretlerinin Esasları Hakkında Yönetmelik
17- Serbest Muhasebeci, Serbest Muhasebeci Mali Müşavir Ve Yeminli Mali Müşavirlerin Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmelik
18- Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler Ve Yeminli Mali Müşavirlerce Tutulacak Defter Ve Kayıtlar İle Meslek Mensuplarının Bildirim Mecburiyeti
Hakkında Yönetmelik
8. KANUN’UN 11. MADDESİNDE SAYILAN HAKLARINIZ
İlgili kişi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu bildiririz:
• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
2. madde de belirtilen iletişim bilgileri üzerinden bizimle irtibata geçerek haklarınız çerçevesinde başvuruda bulunabilirsiniz.
